Grudzień to w branży eventowej szczyt sezonu - kalendarze agencji eventowych pękają w szwach, a najlepsze sale znikają szybciej, niż zapadają decyzje o budżecie. Prawie każda firma „coś organizuje", ale gdyby ustawić obok siebie zdjęcia z pięćdziesięciu firmowych spotkań świątecznych, większość byłaby nie do odróżnienia: sala hotelowa, roll-upy przy wejściu, bufet, DJ i przemówienie prezesa gdzieś między przystawką, a daniem głównym. Nie dlatego, że tak musi być - dlatego, że tak jest najprościej. Piszę o tym z perspektywy event managera, kto produkował eventy zarówno w agencji eventowej, jak i po stronie klienta. 

Event świąteczny dla firmy ma jedną cechę, której zazwyczaj nie ma żadne inne wydarzenie w rok - to jedyny dzień, w którym cała organizacja jest w jednym miejscu, w dobrym nastroju, bez agendy sprzedażowej. 

Potraktowany jak punkt do odhaczenia w kalendarzu, marnuje potencjał i koszty poniesione na jego organizację. Potraktowany strategicznie, jako narzędzie: integracji, docenienia, budowania marki pracodawcy, potrafi zrobić dla zespołu więcej niż niejeden całoroczny program benefitowy. W tym artykule przeprowadzam przez cały proces: od decyzji o formacie, przez wybór miejsca i program, po budżet i najczęstsze błędy, które kosztują najwięcej nerwów.

Od czego zacząć - jaki format eventu świątecznego wybrać?

Najczęstszy błąd zaczyna się już w pierwszej rozmowie o świątecznym evencie dla firmy. Pada pytanie „gdzie robimy?" albo „jaki motyw przewodni?", zanim ktokolwiek zdecydował, czym ten event ma być - to odwrócona kolejność - miejsce, program i budżet są konsekwencją formatu, a nie odwrotnie. Dlatego zanim zadzwonisz w jakiekolwiek miejsce, przejdź przez kilka decyzji kierunkowych. To nie są jeszcze atrakcje, to charakter całego wieczoru i jego formuła.

Jednocześnie warto zaznaczyć, że nie ma jednego „dobrego" formatu eventu świątecznego dla firmy. Jest format dopasowany do zespołu, kultury firmy i tego, co event ma po sobie zostawić. Warto rozstrzygnąć zatem:

Tradycja czy nowoczesność? 

Wigilia firmowa z prawdziwego zdarzenia (opłatek, polska kuchnia, kameralna atmosfera, często z życzeniami zarządu) ma inny ciężar emocjonalny niż Christmas Party, rozrywkowy wieczór, w którym świętowanie jest pretekstem do wspólnej zabawy.

„Święta" czy „winter party"? 

To troszeczkę pochodna powyższego wyboru pt. “tradycja, czy nowoczesność”. Mocny klimat świąteczny czy świeckie winter party (wersja neutralna, bez symboliki religijnej). Przy zespołach międzynarodowych i wielowyznaniowych to nie jest fanaberia, tylko wyraz szacunku: winter party pozwala świętować razem osobom, dla których Boże Narodzenie nie jest ich świętem.

Kolacja zasiadana czy przyjęcie stojące? 

Zasiadana kolacja sprzyja celebracji, części oficjalnej i rozmowom przy stole, ale zamyka gości w składzie, w jakim usiedli. Przyjęcie stojące (bufet lub koktajl) daje ruch, swobodne przemieszczanie się i znacznie więcej networkingu między działami. Ta jedna decyzja przesądza o układzie sali, wielkości cateringu i dynamice całego wieczoru.

Elegancko czy „na śmiesznie"? 

Gala w dress codzie to inny event, niż wieczór w konwencji “ugly sweater”, z humorem i przymrużeniem oka. Ton musi pasować do kultury firmy - luźna konwencja narzucona sztywnej organizacji wychodzi równie fałszywie jak smoking w start-upie.

Charakter rozrywki

Kameralny wieczór oparty na muzyce i rozmowie, event pełen atrakcji i pokazów, czy spotkanie z elementem wspólnego tworzenia (warsztatowe)? To decyzja kierunkowa, konkretne moduły dobierzesz w części o programie, ale to tutaj rozstrzygasz, czy goście mają głównie oglądać, bawić się, czy coś wspólnie robić.

Czy event ma domykać rok? 

Jeśli tak, potrzebna jest część oficjalna: nagrody, wyróżnienia, krótkie wystąpienie zarządu. Podsumowanie roku zmienia charakter spotkania z czysto integracyjnego na relacyjno-motywacyjny.

Z rodzinami, czy bez? 

Event tylko dla zespołu rządzi się innymi prawami, niż spotkanie rodzinne z mikołajkami i strefą dla dzieci. To decyzja, która zmienia logistykę, godziny, menu i wybór miejsca bardziej, niż cokolwiek innego.

Co z prezentami? 

Secret Santa (losowanie, w którym każdy obdarowuje jedną osobę), White Elephant (gra prezentowa, w której upominki można sobie nawzajem „podkradać", świetnie rozkręca salę), upominek od firmy, datek na cel charytatywny zamiast gadżetów, czy w ogóle bez prezentów? Każda z tych opcji buduje inny nastrój.

Event „z sercem" - CSR i wolontariat

Czy wpleść dobry uczynek: zbiórkę np. Szlachetnej Paczki, upominki dla dzieci, wolontariat zespołowy? CSR czyli społeczna odpowiedzialność biznesu na evencie świątecznym działa podwójnie, integruje i komunikuje wartości firmy na zewnątrz.

Zanim przejdziesz dalej, spisz odpowiedzi na wszystkie powyższe pytania - to Twój szkielet briefu dla event managera lub agencji eventowej. Im więcej z tych decyzji zapadnie po Twojej stronie, tym trafniejsza będzie oferta, którą dostaniesz w odpowiedzi.

Gdzie zorganizować event świąteczny? (wybór miejsca)

Miejsce odpowiada za połowę pierwszego wrażenia i za większość logistyki oraz budżetu eventu. Dlatego to druga decyzja po formacie, a nie ostatnia, jak bywa w praktyce. Ten sam program w hotelowej sali konferencyjnej i w industrialnym lofcie to dwa różne eventy. Do wyboru jest kilka typów obiektów, każdy z innym profilem:

Hotel na event świąteczny dla firmy

Najbezpieczniejszy wybór przy większych grupach i hucznych imprezach. Nocleg na miejscu rozwiązuje problem powrotów i pozwala wydłużyć wieczór bez presji „ostatniego pociągu". 

Restauracja 

Idealna do kameralnej wigilii firmowej dla kilkunastu, ewentualnie kilkudziesięciu osób. Powyżej pewnej skali brakuje zazwyczaj przestrzeni na część rozrywkową.

Własne biuro (office party) 

Najtańsza opcja i sentymentalna wartość „u siebie", ale przestrzeń biurowa rzadko udźwignie prawdziwą oprawę.

Muzeum, galeria, loft, przestrzeń postindustrialna, obiekt nietypowy 

Mocne „wow", prestiż, ale też więcej ograniczeń (regulaminy, ochrona eksponatów, limity cateringowe). Charakter i świetne tło do zdjęć, ale zwykle „surowy" stan: trzeba dowieźć technikę, catering i często ogrzewanie.

Plener lub góry (winter getaway)

Event dwudniowy z integracją, ogniskiem i kuligiem. Wymaga planu B, na wypadek złej pogody.

Niezależnie od typu obiektu, na wizji lokalnej, czyli oględzinach miejsca, sprawdzam rzeczy, których nie widać na zdjęciach, ani w folderze sprzedażowym:

• Transport i nocleg gości. Jak długo jedzie się z centrum, czy jest parking, czy w okolicy są hotele; to element, który decyduje o frekwencji na koniec wieczoru.

• Metraż realny vs. deklarowany. Sala „na 200 osób" przy układzie bankietowym z parkietem i sceną mieści realnie znacznie mniej.

• Zasilanie. Ile jest przyłączy, gdzie i o jakiej mocy; technika sceniczna i multimedia potrafią „położyć" słabą instalację.

• Akustyka. W surowych wnętrzach dźwięk się rozjeżdża; nagłośnienie i mikrofony bywają obowiązkowe już od około czterdziestu osób.

• Wjazd i zaplecze techniczne. Osobny wjazd dla podwykonawców i winda towarowa to różnica między spokojnym montażem, a noszeniem sprzętu przez główne wejście.

Osobny przypadek to firmy rozproszone, z oddziałami w kilku miastach. Tu sprawdza się albo kilka lokalizacji zsynchronizowanych tego samego wieczoru, albo format hybrydowy, w którym część online realnie uczestniczy, a nie tylko „ogląda transmisję". To trudniejszy reżyserowo scenariusz, ale ratuje poczucie wspólnoty w organizacji, która na co dzień się nie spotyka.

Kiedy zacząć planować event świąteczny dla firmy?

Najczęstsza przyczyna nerwów w grudniu to nie budżet, tylko kalendarz. Sezon eventów zimowych trwa realnie od listopada do lutego, ze szczytem w grudniu (a w grudniu najgorętszym towarem są piątki).

Praktyczna zasada brzmi zatem następująco: kluczowe rezerwacje, czyli miejsce eventu świątecznego dla firmy i najważniejsi podwykonawcy, powinny być zarezerwowane na trzy do sześciu miesięcy przed eventem. W praktyce oznacza to, że jeśli planujesz event w połowie grudnia, rozmowy o sali zaczynasz najpóźniej pod koniec sierpnia. Najlepsze lokalizacje i sprawdzone ekipy (technika, catering, prowadzący) w atrakcyjnych terminach znikają jako pierwsze. Przy wyborze konkretnej daty warto pamiętać o dwóch rzeczach:

Unikaj ostatnich dni miesiąca i okresów zamknięć księgowych. W wielu firmach to czas największego obłożenia więc frekwencja spada, a część zespołu wychodzi wcześniej „bo deadline".

Zostaw ludziom czas na przygotowanie. Event ogłoszony z dwutygodniowym wyprzedzeniem konkuruje z prywatnymi planami świątecznymi, uroczystościami w przedszkolach albo szkołach i kończy się pustymi krzesłami.

Dobrą praktyką jest ułożenie harmonogramu od daty eventu wstecz: brief i decyzje o formacie, wybór miejsca, koncept i zamówienie oprawy, produkcja i próby, sam event. Każdy z tych etapów ma swój naturalny czas i próba jego skrócenia zawsze odbija się na jakości albo na cenie - bo ekspresowe zlecenia kosztują więcej.

Program i atrakcje - co poza kolacją i DJ-em?

Kiedy format eventu świątecznego dla firmy jest już wybrany, dobierasz konkretne elementy programu, tak, żeby były spójne z charakterem wieczory. Kilka sprawdzających się kategorii poniżej.

Warsztaty i wspólne tworzenie dekoracji lub gotowanie

Dekorowanie pierników, wianki, świece, ozdoby, wspólne gotowanie (cooking class) albo pokaz kulinarny. Angażują, przełamują sztywność między działami i dają gościom coś namacalnego do zabrania do domu. Naturalnie łączą się z wątkiem CSR; pierniki czy paczki można przygotować dla domu dziecka.

Gry i rywalizacja

Quiz świąteczny, gra terenowa, konkurs na najlepszy domek z piernika, „reindeer games" - lekkie konkurencje zespołowe. Rywalizacja to najprostszy sposób, żeby ludzie, którzy się nie znają zbyt dobrze, zaczęli razem kibicować i współpracować.

Występy i oprawa artystyczna

Zespół na żywo, DJ, karaoke, iluzjonista, pokazy barmańskie. Muzyka na żywo buduje inny nastrój niż playlista, ale i kosztuje inaczej, więc to decyzja budżetowa tak samo jak artystyczna.

Multimedia i technologia

Video mapping (projekcja dopasowana do kształtu ściany czy obiektu), ściany LED, wirtualna i rozszerzona rzeczywistość (VR/AR), fotobudka z brandingiem firmy. W zależności od potrzeb oraz formatu eventu świątecznego dla firmy, mogą świetnie współgrać z celem eventu (np. dioda na które zaprezentujecie podsumowaniem roku). 

Degustacje

Wina, whisky lub czekolady, prowadzone przez sommeliera lub eksperta, to kameralny akcent premium, który świetnie sprawdza się przy mniejszych, bardziej eleganckich formatach.

Programu nie buduje się przez dokładanie kolejnych atrakcji, tylko przez ich dobór i rytm. Trzy dobrze rozłożone punkty wieczoru robią większe wrażenie niż osiem konkurujących o uwagę.

Jak ułożyć przebieg wieczoru eventu świątecznego dla firmy?

Scenariusz minutowy, czyli agenda i rozpiska wieczoru, co do kwadransa, to dokument, który pilnuje, żeby energia sali rosła, a nie gasła. Kilka zasad, które sprawdzają się niemal zawsze:

Część oficjalną eventu świątecznego planuj na początku

Podziękowania, nagrody i wystąpienie zarządu wypadają najlepiej w pierwszej godzinie, gdy sala jest skupiona i jeszcze nie „rozeszła się" po strefach. Przeniesione na później, konkurują z rozmowami, jedzeniem i muzyką - i zazwyczaj przegrywają.

Nie zaczynaj od jedzenia „na sucho"

Krótkie powitanie i jeden mocny akcent otwierający np. występ, animacja, toast, budują nastrój, zanim goście usiądą do stołów.

Rozłóż atrakcje, nie zbijaj ich w blok

Warsztat, degustacja czy pokaz kulinarny, w regularnych odstępach nadają wieczorowi rytm; wszystkie naraz męczą i kanibalizują uwagę gości.

Zostaw czas niezaplanowany 

Najlepsze rozmowy dzieją się w przerwach. Wieczór wypełniony atrakcjami co do minuty nie zostawia miejsca na to, po co ludzie naprawdę przychodzą - dla siebie nawzajem.

Zaplanuj wyraźne zamknięcie. 

Ostatni akcent np. wspólne zdjęcie, toast, „ostatni kawałek" od DJ-a, daje wieczorowi klamrę i czytelny sygnał, że to dobry moment na powrót do domu.

Run of show, czyli scenariusz eventu, to również narzędzie dla podwykonawców: technika, catering i prowadzący pracują z tego samego dokumentu, dzięki czemu światło gaśnie dokładnie wtedy, gdy zaczyna się pokaz, a nie trzy minuty za późno. Ten jeden plik potrafi zaoszczędzić więcej nerwów, niż jakikolwiek element budżetu.

Menu i catering - polska tradycja, czy kuchnia świata?

Jedzenie na każdym evencie, to element, który goście pamiętają najdłużej i oceniają najsurowiej. Pierwsza decyzja, to czy wybieramy klasyczną kuchnię świąteczną (śledzie, pierogi, barszcz, kapusta z grzybami), czy menu międzynarodowe, bardziej „zimowe" niż wigilijne? Tradycja pasuje do wigilii firmowej, a kuchnia świata lepiej sprawdza się przy winter party i zespołach międzynarodowych.

Druga decyzja jest logistyczna, czyli forma podania. Kolacja zasiadana (serwis kelnerski), to elegancja i celebracja, ale wyższy koszt obsługi i „przypisanie" gości do stołów. Bufet, to swoboda, niższy koszt jednostkowy, kolejki przy dużych grupach. Food stations (stacje kulinarne) stanowi kompromis, goście krążą między stanowiskami, co samo w sobie napędza networking.

Trzecia rzecz to diety i tu nie ma miejsca na improwizację. Opcje wegetariańskie, wegańskie i bezglutenowe to dziś standard, a nie udogodnienie. Przy zespołach międzynarodowych dochodzą wymogi kulturowe i religijne, na przykład dania halal. Zapytanie o preferencje żywieniowe w formularzu zapisu to pięć minut pracy, które ratują komfort części gości i wizerunek organizatora.

Na koniec strefy dodatkowe, które podnoszą odbiór wieczoru niewielkim kosztem: bar (od klasycznego, przez grzańca i gorącą czekoladę, po „chemical bar" z efektownymi koktajlami), stół słodkości, stanowisko z kawą rzemieślniczą. To detale, ale event składa się z detali.

Ile kosztuje event świąteczny dla firmy?

Najtrudniejsze pytanie, na które nie ma jednej odpowiedzi bo koszt zależy od formatu, liczby gości, oprawy i standardu. Zamiast podawać jedną liczbę, warto rozłożyć budżet na składniki i policzyć koszt w przeliczeniu na uczestnika. Na całość składają się:

• miejsce (wynajem sali),

• catering i napoje (alkohole to dodatkowy koszt),

• technika i scena (nagłośnienie, oświetlenie, multimedia),

• program i atrakcje,

• obsługa (prowadzący, animatorzy, DJ, hostessy, koordynacja),

• foto/wideo,

• transport i nocleg dla gości,

• prezenty i materiały.

Orientacyjny rozkład budżetu eventu świątecznego dla firmy, wygląda zwykle tak: miejsce około 25–35%, catering około 25–30%, technika i scena około 15–20%, program i atrakcje około 10–15%, obsługa i dokumentacja około 10%. 

W przeliczeniu na osobę rozpiętość jest ogromna - od kilkuset złotych za kameralną kolację w restauracji, przez środek stawki przy evencie z pełną oprawą, po znacznie więcej przy produkcji z mocną scenografią, artystami i noclegiem. To widełki poglądowe - realne stawki zależą od miasta, terminu i standardu, i warto je urealnić na etapie ofertowania.

Widziałam eventy za dwieście tysięcy, o których nie mówił nikt, i eventy za trzydzieści, które wracały w rozmowach miesiącami. Różnicę robi nie kwota, tylko to, na co ją wydasz. Nie oszczędzaj na cateringu, scenografii, technice scenicznej i akustyce. To fundament, którego brak czują wszyscy goście, nawet jeśli nie potrafią go nazwać. Możesz oszczędzić na gadżetach, czy upominkach - zamień je na wątek CSR, który buduje więcej wartości niż kolejna torba z logo. Rozważ zaangażowanego konferansjera, zamiast drogiej gwiazdy wieczoru. Event prowadzony przez dobrego moderatora bywa bardziej angażujący gości, a kosztuje ułamek niż półgodzinny występ znanego artysty.

Osobno warto pilnować pozycji, które łatwo przeoczyć w pierwszej wycenie, a które potrafią podnieść rachunek o kilkanaście procent:

- korkowe, czyli opłata obiektu za serwowanie własnego alkoholu,
- sprzątanie po evencie i przywrócenie sali do stanu pierwotnego,
- nadgodziny ekipy technicznej i obsługi po ustalonej godzinie,
- ochrona i szatnia,
- transport, montaż i demontaż sprzętu,
- opłaty za publiczne odtwarzanie muzyki (ZAiKS/STOART).

Najczęstsze błędy przy organizacji eventu świątecznego dla firm

Większość problemów, które zdarzają się na produkcjach, powtarza się co roku i da się im zapobiec jeszcze na etapie planowania:

1. Wybór formatu „bo co roku tak robimy". Powielanie zeszłorocznego scenariusza bez pytania „po co" to najprostsza droga do przewidywalnego eventu.

2. Zbyt późna rezerwacja miejsca i podwykonawców. We wrześniu masz wybór; w grudniu bierzesz to, co zostało.

3. Przegadana część oficjalna. Dziesięciominutowe wystąpienie zarządu to maksimum; dłuższe gasi energię sali szybciej niż cokolwiek innego.

4. Bufet, roll-upy i brak pomysłu. Suma poprawnych elementów bez jednej spajającej idei daje event, którego nikt nie zapamięta.

5. Ignorowanie diet i inkluzywności. Przy zespole międzynarodowym brak opcji wegańskich czy halal to nie „szczegół", tylko sygnał, że o części ludzi zapomniano.

6. Brak dokumentacji foto/wideo. Dobry fotograf i operator to nie koszt próżności, tylko gotowy materiał employer brandingowy na cały kolejny rok.

Podsumowanie

Dobry event świąteczny dla firm nie zaczyna się od wyboru sali, ani od motywu przewodniego, tylko od decyzji, jaki jest jego cel, jak ma wyglądać i co po sobie zostawić. Kolejność, która się broni, jest zawsze ta sama: najpierw format, potem miejsce, potem program, a budżet traktowany jako priorytet. Reszta, czyli catering, technika, oprawa, to egzekucja tych decyzji.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Kiedy zacząć planować event świąteczny dla firmy?

Kluczowe rezerwacje - miejsca eventu i najważniejszych podwykonawców, warto domknąć na trzy do sześciu miesięcy przed wydarzeniem. W praktyce oznacza to start rozmów już we wrześniu dla eventu w połowie grudnia, bo najlepsze sale i sprawdzone ekipy w atrakcyjnych terminach rezerwowane są jako pierwsze.

Ile kosztuje event świąteczny dla firmy?

To zależy ;) Od formatu, atrakcji, liczby uczestników i standardu, dlatego najlepiej liczyć koszt w przeliczeniu na osobę. Na całość składają się m.in. wynajem miejsca, catering, technika, program, obsługa i dokumentacja, a rozpiętość sięga od kilkuset złotych za osobę przy kameralnej kolacji, po znacznie więcej - przy pełnej produkcji z oprawą i noclegiem.

Wigilia firmowa czy christmas party - co wybrać?

Wybór zależy od celu i kultury firmy. Wigilia firmowa stawia na tradycję i kameralność, christmas party na rozrywkę i integrację, a winter party na neutralność i inkluzywność. Najpierw ustal, co event ma po sobie zostawić, a formuła wyniknie z tego niemal sama.

Jak zorganizować event świąteczny dla zespołu międzynarodowego?

Sprawdza się format winter party. Świecki, bez symboliki religijnej, z menu uwzględniającym diety kulturowe i religijne (np. halal, opcje wegańskie) oraz komunikacją w języku zrozumiałym dla wszystkich. Chodzi o to, żeby każdy czuł się częścią wydarzenia, a nie gościem na cudzym święcie.

Kolacja zasiadana, czy przyjęcie stojące?

Kolacja zasiadana sprzyja celebracji, części oficjalnej i rozmowom przy stole, ale „zamraża" skład towarzystwa. Przyjęcie stojącem czyli bufet lub koktajlm dają ruch, swobodę i znacznie więcej networkingu między działami. Wybór zależy od tego, czy ważniejsza jest uroczysta oprawa, czy integracja gości.

Co z prezentami na evencie firmowym?

Najpopularniejsze opcje to Secret Santa i White Elephant (gra prezentowa, w której upominki można sobie „podkradać"), upominek od firmy albo datek na cel charytatywny zamiast gadżetów. Wybór zależy od nastroju, jaki chcesz zbudować, od kameralnej wymiany po głośną zabawę całej sali.

Planujesz event świąteczny dla firmy w tym sezonie?

Napisz do mnie. Pomogę dobrać format, miejsce i program pod Wasz zespół i budżet, tak żeby wydarzenie realnie pracowało na integrację i markę Twojej firmy, a nie było kolejnym punktem do odhaczenia.