Projekt: EPBN WISE Role Model Ceremony. Miejsce: Warszawa, Centrum Nauki Kopernik. Klient: Reequest Events dla Fédération Nationale de L'Autre Cercle (Paryż). Mój zakres odpowiedzialności: koncepcja kreatywna i identyfikacja wizualna, produkcja multimedialna i scenograficzna, dobór i koordynacja obiektu, logistyka uczestników, catering, obsługa fotograficzna i wideo, transmisja live, koordynacja gości specjalnych i prelegentów, materiały brandingowe i drukowane, nadzór operacyjny podczas montażu i realizacji. Kontekst i wyzwanie WISE Project to europejska inicjatywa na rzecz różnorodności i równości w miejscu pracy. EPBN-WISE Role Model Ceremony to coroczna ceremonia, podczas której wyróżniane są osoby i organizacje inspirujące zmianę - swoją obecnością uhonorowała ją między innymi Ministra ds. Równości Katarzyna Kotula oraz poseł do Parlamentu Europejskiego Krzysztof Śmiszek. Wyzwanie było wielowymiarowe już na poziomie samej lokalizacji. Centrum Nauki Kopernik to przestrzeń o silnym charakterze własnym, spektakularna wizualnie, ale wymagająca pod kątem produkcyjnym. Zadaniem naszego zespołu było stworzenie w niej oprawy na poziomie międzynarodowej gali: z pełną infrastrukturą multimedialną, ceremonią wręczenia wyróżnień, programem konferencyjnym i towarzyszącym cocktail party. Dodatkowym kontekstem była obecność mediów, gości VIP oraz partnera eventowego - Sephora Polska, który posiadał własne stoisko make-up w przestrzeni obiektu. Klientem była francuska organizacja pozarządowa Fédération Nationale de L'Autre Cercle, co oznaczało komunikację i koordynację ponad granicami, od negocjacji z obiektem po zatwierdzenie każdego elementu identyfikacji wizualnej. Koncepcja kreatywna Motywem przewodnim ceremonii była zmiana - widoczna, odważna i precyzyjnie zaplanowana. Przestrzeń audytorium Centrum Nauki Kopernik wymagała oprawy, która nie będzie z nią konkurować, lecz podkreśli jej charakter i nada wydarzeniu rangę, jakiej oczekiwał klient. Kluczowym elementem scenograficznym był wielkoformatowy ekran LED, który przez cały czas programu pełnił funkcję dynamicznego tła - zarówno podczas przemówień, jak i momentów wręczenia wyróżnień. Uzupełniły go projektory gobo, na bocznych ścianach oraz holograficzny krąg LED - element wizualny, który wyróżniał ceremonię spośród standardowych produkcji konferencyjnych i budował atmosferę wyjątkowości. Identyfikacja wizualna eventu przenikała każdy punkt styku z uczestnikiem: od brandingu recepcji na poziomie, przez oprawę strefy cateringowej i cocktail party, po statuetki - spersonalizowane trofea akrylowe wręczane nagrodzonym. Produkcja i scenografia Całość infrastruktury technicznej i scenograficznej budowaliśmy od podstaw, dostosowując ją do specyfiki przestrzeni obiektu oraz wymagań transmisji live. Kluczowe elementy realizacji: - Ekran LED z mediaserwerem i dedykowaną animacją na potrzeby ceremonii; - Oświetlenie sceniczne i widowni, oświetlenie akcentowe i dekoracyjne w strefie B1, podświetlenie LED uzupełniające charakter przestrzeni; gobo na ścianach, holograficzny krąg LED jako element scenograficzny - System nagłośnienia klasy koncertowej, mikrofony bezprzewodowe i nagłowne; - Produkcja wideo live: setup wielokamerowy, transmisja live, nagranie i postprodukcja z napisami; - Pełna dokumentacja fotograficzna; - Branding recepcji, strefy cateringowej i cocktail party; - Meble sceniczne i strefowe: fotele i stoliki na scenie, stoły koktajlowe w przestrzeni networkingowej; - Spersonalizowane trofea akrylowe dla wyróżnionych; - Specjalnie przygotowana strefa oraz ścianka do zdjęć; - Branding: identyfikatory, smyczki, ulotki, banery, flagi, branding recepcji i budynku. Program i obsługa gości Wydarzenie prowadziła Katarzyna Głuchowska - konferansjerka, która zadbała zarówno o dynamikę ceremonii wręczenia wyróżnień, jak i o sprawne moderowanie części konferencyjnej. Kulminacyjnym momentem była ceremonia ogłoszenia laureatów WISE Role Model. Każde wyróżnienie budowane było jako osobny moment dramaturgiczny, z oprawą multimedialną i muzyczną. Obecność gości VIP - przedstawicieli polityki, organizacji europejskich i środowisk biznesowych - wymagało precyzyjnej koordynacji protokolarnej na każdym etapie programu. Wieczorną część wydarzenia uatrakcyjnił live DJ podczas cocktail party, który zamknął ceremonię w atmosferze networkingowej. Stoisko Sephora Polska działało jako strefa partnerska w przestrzeni obiektu i wymagało osobnej koordynacji w zakresie dostępu, ustawienia i integracji z ogólnym flow eventu. Logistyka i koordynacja Catering obsługiwał kilkaset osób przez cały wieczór: od serwisu przekąsek i finger food podczas rejestracji, przez zimny bufet i bar z napojami, po prosecco i drinki w trakcie cocktail party. Obsługę zapewniał zespół kelnerski wspierany przez dedykowany personel techniczny i hostessy w jednolitym outficie. Koordynacja projektu obejmowała wielu podwykonawców działających równolegle, od firm multimedialnych i oświetleniowych, przez catering i obsługę gości, po ekipę foto, wideo i realizatorów streamingu. Montaż zrealizowaliśmy zgodnie z harmonogramem, zamykając pełną produkcję w oknie czasowym narzuconym przez obiekt, bez zakłóceń dla pozostałych użytkowników Centrum Nauki Kopernik.