Projekt: Cykl konferencji eksperckich ISO dla klientów korporacyjnych mBanku. Miejsce: Wrocław (AC Hotel by Marriott), Warszawa (Aula Wieży mBank), Kraków (Q Hotel Plus). Klient: Reequest Events dla mBank S.A. Mój zakres odpowiedzialności: koncepcja jednolitego standardu obsługi w trzech miastach, dobór i negocjacje z obiektami we Wrocławiu i Krakowie, produkcja techniczna i AV, organizacja cateringu śniadaniowego i lunchowego, system rejestracyjno-recepcyjny online, dobór i koordynacja zespołu hostess, materiały brandingowe i identyfikacja wizualna cyklu, logistyka międzymiastowa, koordynacja podwykonawców, nadzór operacyjny w dniu każdego wydarzenia, raporty po każdym evencie i raport zbiorczy. Kontekst i wyzwanie mBank powierzył nam organizację cyklu konferencji eksperckich poświęconych standardom ISO i ich praktycznym zastosowaniom w organizacjach klientów korporacyjnych banku. Celem strategicznym serii było ugruntowanie pozycji mBanku jako partnera doradczego - nie tylko finansującego - takiego, który wspiera klientów wiedzą, kierunkami strategicznymi i odpowiedzią na realne wyzwania ich biznesów: presję na efektywność, transformację energetyczną, odporność technologiczną oraz rosnące wymagania końcowych odbiorców. Wyzwanie produkcyjne polegało na poprowadzeniu trzymiastowej operacji w krótkim oknie czasowym, przy trzech różnych formatach. Wrocław był wydarzeniem kameralnym w formacie śniadania biznesowego, dla mniejszej grupy. Warszawa - pełnowymiarową konferencją z lunchem w Wieży mBank, z istotnymi ograniczeniami logistycznymi związanymi z dostępem do strefy dostaw i limitach technicznych budynku. Kraków odpowiadał skalą Warszawie, ale z otwartym zadaniem doboru lokalizacji od podstaw, w randze odpowiadającej standardowi siedziby banku. Mimo różnych formatów, każde spotkanie musiało dać uczestnikowi to samo: jakość obsługi i ton mBanku jako partnera strategicznego. Koncepcja Zaprojektowaliśmy cykl wokół trzech filarów. Pierwszy: to nie jest event produktowy, to platforma ekspercka. Tematyka ISO miała być językiem partnera, nie sprzedawcy - całe doświadczenie uczestnika zostało skonstruowane tak, żeby ten ton był wyczuwalny od momentu wejścia, przez sesję merytoryczną, aż po lunch lub kawę networkingową. Drugi filar: precyzja logistyczna jako standard, nie atrakcja. Spotkanie korporacyjnych klientów banku musi zostać zorganizowane bez niespodzianek - sprzęt AV, recepcja, catering i hostessy musiały działać bezbłędnie i niewidocznie. Trzeci filar, jednocześnie nasze główne wyzwanie kreatywne: jeden standard w trzech lokalizacjach. Różne skale, różne pory dnia, różne miasta - identyczna jakość obsługi i identyczny ton. Format cateringu dopasowaliśmy do charakteru każdego ze spotkań. Śniadanie wrocławskie zaprojektowaliśmy jako kameralne, networkingowe rozpoczęcie dnia, sprzyjające indywidualnym rozmowom przed częścią merytoryczną. Konferencje warszawska i krakowska zostały skonstruowane jako głębsze formaty z lunchem zamykającym, dającym przestrzeń na rozmowę po sesji Q&A. Produkcja i logistyka Każde z wydarzeń wymagało odrębnej preprodukcji i osobnego harmonogramu, ale wszystkie wpisywały się w jeden standard. Kluczowe elementy realizacji obejmowały: - dobór i kontraktowanie lokalizacji wraz z negocjacją warunków technicznych i wyłączności sal, z doborem obiektów na podstawie przeglądu ofert i wizji lokalnych w Krakowie i Wrocławiu; - zaplecze AV w standardzie konferencyjnym: ekrany dostosowane do skali sali, mównice, dwa mikrofony bezprzewodowe do prowadzenia i sesji Q&A, nagłośnienie, próby techniczne przed każdym wydarzeniem; - catering dopasowany do formatu: śniadanie biznesowe we Wrocławiu, lunch konferencyjny z przerwą kawową w Warszawie i Krakowie, w każdym przypadku z uwzględnieniem wariantów dietetycznych zgłoszonych przez uczestników na etapie rejestracji; - system rejestracyjno-recepcyjny online z aplikacją na smartfonach, licznikiem frekwencji w czasie rzeczywistym i raportem dla klienta tuż po wydarzeniu; - przeszkolony zespół hostess obsługujący każde wydarzenie w jednolitym brandingu wizualnym, z pełnym przygotowaniem proceduralnym; - materiały brandingowe i oznakowanie przestrzeni w spójnej linii wizualnej dla całego cyklu: lada recepcyjna, oznaczenia kierunkowe, branding mównicy oraz KV na ekranie przed i po eventach; - pełna koordynacja z zespołem mBanku odpowiedzialnym za merytorykę, frekwencję i akceptację materiałów graficznych przed produkcją. Koordynacja Cykl wymagał równoległego zarządzania kilkunastoma podwykonawcami w trzech miastach: obiektami konferencyjnymi, firmami technicznymi i AV, dostawcami cateringu, drukarniami, zespołem hostess, dostawcami systemu recepcyjnego oraz logistyką międzymiastową, w tym transportem osobowym i ciężarowym między miastami. Każde spotkanie miało własny harmonogram, własną listę gości i własne wymogi obiektu, ale wszystkie miały utrzymać jeden, spójny standard mBanku - od pierwszej wizji lokalnej, przez moment, w którym pierwszy gość podchodzi do recepcji, aż po ostatnią rozmowę przy lunchu. Każda z trzech konferencji zamknęła się zgodnie z harmonogramem, bez zakłóceń, w ramach założeń kontraktu.