Projekt: Paczki świąteczne dla dzieci z Rodzinnych Domów Dziecka i Placówek Opiekuńczo-Wychowawczych. Miejsce: Cała Polska; ponad sto placówek w całym kraju. Klient: Reequest Events dla ORLEN S.A. / Fundacja ORLEN. Mój zakres odpowiedzialności: koncepcja doboru prezentów według grup wiekowych i płci, zakup i konfekcjonowanie paczek, dobór i zakup upominków dla rodziców i opiekunów, dobór i zakup voucherów rodzinnych, personalizacja paczek, nadzór nad stworzeniem materiałów graficznych (kartka świąteczna, etykiety, naklejki), organizacja magazynu i procesu pakowania, koordynacja wysyłki we współpracy z ORLEN Paczką, organizacja i koordynacja wizyt Świętego Mikołaja w wybranych placówkach, produkcja klipu świątecznego (casting, ekipa filmowa, postprodukcja, obsługa prawna praw do wizerunku), koordynacja podwykonawców, nadzór operacyjny. Kontekst i wyzwanie Fundacja ORLEN realizuje akcję przekazywania świątecznych paczek dzieciom z Rodzinnych Domów Dziecka i Placówek Opiekuńczo-Wychowawczych od dwóch dekad. To nie jest jednorazowy gest - to tradycja, która z każdą edycją niesie ze sobą coraz większe oczekiwania. Jubileuszowa, dwudziesta edycja oznaczała skalę, której nie widać gołym okiem z zewnątrz: tysiąc kilkaset dzieci, ponad sto placówek rozsianych po całej Polsce, kilka grup wiekowych, każda wymagająca innego zestawu prezentów i zero marginesu na błąd logistyczny, bo paczki muszą dotrzeć przed świętami. Wyzwanie miało trzy wymiary naraz. Pierwszy - kuratorski: jak dobrać prezenty, które będą trafione, a nie przypadkowe. Drugi - operacyjny: jak sprawnie skompletować, spakować i wysłać setki paczek do rozproszonych po całym kraju adresatów. Trzeci - wizerunkowy: jak pokazać całą akcję w sposób, który nie jest korporacyjnym komunikatem, ale prawdziwą, ludzką historią. Koncepcja kreatywna Odrzuciliśmy myślenie o "paczce" jako zbiorczym geście. Zamiast jednego, uśrednionego zestawu, zaprojektowaliśmy kilkanaście odrębnych zestawów prezentów - każdy dopasowany do wieku i płci konkretnego dziecka. Niemowlęta dostały zabawki sensoryczne i kontrastowe książeczki. Dzieci do trzech lat - drewniane pchacze, klocki, interaktywne maty. Starsze dzieci w grupie szkolnej - zestawy edukacyjne: mikroskopy, zestawy chemiczne, gry planszowe, encyklopedie. Nastolatki - karty podarunkowe do Empiku i Media Markt, żeby mogły wybrać to, co naprawdę chcą. Osobnym, przemyślanym rozdziałem były prezenty dla rodziców i opiekunów. Świadomie odeszliśmy od symbolicznego drobiazgu - zamiast tego zaproponowaliśmy ręcznie robione, szklane, dekorowane bombki. To był celowy wybór: coś trwałego, polskiego rzemiosła, wartościowego, jako wyraz szacunku dla dorosłych, którzy codziennie budują dom dla dzieci. Do tego gra rodzinna jako pretekst do wspólnego czasu. Dla całych rodzin przygotowaliśmy także vouchery do kina i teatru - prezent, który nie zostaje w szufladzie, ale staje się wspólnym doświadczeniem. Każda paczka nosiła naklejkę z imieniem dziecka. Detal, który zamienia logistyczną operację w coś osobistego. Produkcja i logistyka Kluczowe elementy realizacji: - Zakup i konfekcjonowanie kilkunastu odrębnych zestawów prezentów według matrycy wieku i płci: zabawki edukacyjne, sensoryczne, gry planszowe, zestawy naukowe, karty podarunkowe dla nastolatków i dorosłych beneficjentów z niepełnosprawnością intelektualną; - Zakup ręcznie robionych bombek porcelanowych dla rodziców i opiekunów oraz gier rodzinnych; - Zakup voucherów do kina i teatru jako wspólny prezent dla całej rodziny; - Wynajem pomieszczenia magazynowego na potrzeby przyjęcia towarów, segregowania, konfekcjonowania i pakowania paczek; - Wielodniowy, zorganizowany proces pakowania z kilkuosobową ekipą; - Opakowania ekologiczne z recyklingu, papierowe wypełniacze, personalizowane naklejki z imionami dzieci, naklejki świąteczne na kartony zbiorcze; - Projekt graficzny: kartka świąteczna, etykiety, materiały wysyłkowe,spójne z identyfikacją akcji Koordynacja wysyłki do ponad stu placówek w całej Polsce we współpracy z ORLEN Paczką. Wizyty Mikołaja i produkcja filmowa Sercem akcji, obok paczek świątecznych, była obecność w terenie. W wybranych placówkach zorganizowaliśmy wizyty Świętego Mikołaja i Śnieżynki: z dekoracjami świątecznymi, opowieścią, wspólnym kolędowaniem i wręczaniem prezentów w realu. Program każdej wizyty był ustrukturyzowany - powitanie, wejście Mikołaja, krótka opowieść świąteczna, czas na wspólne kolędowanie, zdjęcia i pożegnanie - ale w każdej placówce ożywał na nowo, bo dzieci były inne, opiekunowie byli inni, atmosfera była inna. Wizyty zarejestrowała profesjonalna ekipa filmowa pracująca na sprzęcie 4K, z gimbalem i dwoma kamerami równocześnie. Efektem postprodukcji były dwa materiały: krótki klip na potrzeby mediów społecznościowych i dłuższa relacja z całej akcji, z podkładem muzycznym, napisami, wypowiedziami dzieci i opiekunów. Obsługę formalną praw do wizerunku dzieci, niezbędną przy filmowaniu w placówkach, przeprowadziliśmy we własnym zakresie, z pomocą kancelarii prawnej. Koordynacja i realizacja Projekt objął kilka tygodni intensywnej pracy: od wyboru i zamówienia prezentów, przez zorganizowanie magazynu i procesu pakowania, po koordynację wizyt w rozproszonych geograficznie placówkach i wyprodukowanie materiałów filmowych z czterech lokalizacji w regionie łódzkim. Realizacja zamknęła się zgodnie z harmonogramem - paczki dotarły do beneficjentów przed świętami. Akcja została oceniona przez klienta jako zrealizowana profesjonalnie, z dbałością o detal i szybką reakcją na bieżące okoliczności. Dwudziesta edycja z rzędu i żadna nie wygląda jak rutyna.