Odprawa przed eventem: kiedy, z kim i po co ją zorganizować?

Odprawa przed eventem, to spotkanie organizatora z klientem, kierownikami i wykonawcami, na którym omawia się scenariusz, podział ról, kontakty i plan awaryjny. Odprawę przed eventem najlepiej jest rozłożyć na trzy spotkania. Dwa dni przed wydarzeniem zorganizować odprawę z klientem i kierownikami (przy większych eventach 3-5 dni przed), dzień wcześniej z każdym podwykonawcą osobno oraz w dniu eventu na miejscu, tuż przed przyjściem gości.

Odprawa przed eventem to jedno z tych spotkań, które w harmonogramie projektu łatwo zepchnąć na koniec listy, a jest ono bardzo ważne - scenariusz, listę gości i plan dnia zna zwykle jedna osoba, czyli event manager, a w dniu wydarzenia zależy od niego kilkanaście osób: obsługa sali, technika, hostessy, catering, ochrona obiektu, etc.

W tym artykule pokazuję, czym jest odprawa przed eventem, po co ją robić, kiedy i z kim ją przeprowadzić oraz co dokładnie omówić.

Czym jest odprawa przed eventem i czym różni się od briefingu?

Odprawa przed eventem to spotkanie, na którym organizator eventu (na przykład event manager) przekazuje wykonawcom gotowy plan wydarzenia: scenariusz, role, kontakty i procedury awaryjne.  Odprawa przed eventem odbywa się tuż przed planowany wydarzeniem. Dotyczy kwestii organizacyjnych oraz tego, kto za co odpowiada. 

Z kolei briefing odbywa się na początku projektu i służy zebraniu informacji od klienta. Na etapie briefingu klient mówi, czego oczekuje: jaki jest cel i okazja, kim są uczestnicy, jaki ma być przekaz i budżet. Im dokładniejszy brief eventowy, tym trafniejsza pierwsza propozycja koncepcji.

Tuż przed wydarzeniem, koncepcja eventu, kosztorys i umowy są już zamknięte, więc spotkanie będące odprawą służy do upewnienia się, że każdy rozumie plan eventu tak samo. W polskich i zagranicznych źródłach słowo „briefing” pojawia się w obu znaczeniach, dlatego w tym artykule konsekwentnie używam określenia odprawa - dla spotkania tuż przed wydarzeniem.

Po co robić odprawę przed eventem?

Odprawa przed eventem sprawia, że wszyscy, od których zależy przebieg dnia, znają ten sam plan, wiedzą, za co odpowiadają i do kogo zadzwonić, gdy będą mieć wątpliwości co zrobić. Dzięki temu podwykonawcy nie zastanawiają się w dniu wydarzenia, jak ma wyglądać dobra obsługa, tylko ją realizują.

Kiedy projekt prowadzi jedna osoba, niezależny event manager albo event manager w firmie, ma to szczególne znaczenie. Nie da się być jednocześnie przy wejściu, na scenie i w kuchni, więc plan musi działać bez ciągłego podpowiadania. Odprawa przenosi wiedzę z jednej głowy do kilkunastu osób. 

W praktyce przynosi to pięć konkretnych korzyści:

• Jedna wersja planu. Scenariusz minuta po minucie zna każdy podwykonawca, a nie tylko event manager i klient.

• Jasne role i decydent. Wiadomo, kto zatwierdza zmiany: event manager po stronie wykonawczej i wskazana osoba po stronie klienta.

• Szybsza reakcja na problemy. Obsługa wie, co zrobić przy skardze gościa, zmianie harmonogramu, czy brakującym identyfikatorze i komu to zgłosić.

• Spójny przekaz do gości. Przy zmianie programu każdy mówi to samo, bo obowiązuje jedna zatwierdzona wersja komunikatu.

• Gotowy plan B. Każdy wie, co robi, gdy trzeba przełączyć się na wariant awaryjny, na przykład gdy prelegent utknie w podróży.

Można to ująć prosto - im bardziej konkretna odprawa, tym więcej uwagi wykonawcy poświęcają gościom, a nie zgadywaniu, czego się od nich oczekuje. Dla klienta oznacza to spokojniejszy dzień i mniej pytań kierowanych do osoby, która właśnie powinna pilnować przebiegu całego wydarzenia.

Kiedy i z kim zorganizować odprawę przed eventem?

Odprawę przed eventem najlepiej rozłożyć na trzy spotkania. Pierwsze odbywa się dwa dni przed wydarzeniem, z klientem i kierownikami. Drugie dzień wcześniej, z każdym podwykonawcą osobno. Trzecie w dniu eventu, na miejscu, tuż przed przyjściem gości. Prelegenci dostają własny kontakt między pierwszym, a drugim krokiem.

Termin pierwszej odprawy zależy od skali wydarzenia. Przy większych eventach odbywa się na 3 do 5 dni przed eventem, bo jest więcej podwykonawców, więcej zależności i więcej rzeczy, które trzeba jeszcze zamknąć. O skali decydują liczba uczestników, liczba dni i lokalizacji, transmisja online oraz liczba osób po stronie produkcji.

Dwa dni przed eventem - odprawa z klientem 

Pierwsza odprawa to rozmowa z osobami, które podejmują decyzje. Po stronie klienta jest to osoba odpowiedzialna za wydarzenie oraz kierownicy działów zaangażowanych w event. Po stronie wykonawczej - kierownicy poszczególnych obszarów, na przykład kierownik obiektu, kierownik techniczny i kierownik produkcji.

Na tym spotkaniu event manager przechodzi ze wszystkimi przez scenariusz minuta po minucie, potwierdza liczbę gości i listę VIP-ów, wskazuje, kto po stronie klienta zatwierdza zmiany, i ustala plan B. Idealnie, gdy odprawa odbywa się razem z przejściem po obiekcie (o czym więcej piszę w artykule o organizacji eventu w hotelu).

Dwa dni to termin, w którym zmiany da się jeszcze wprowadzić bez pośpiechu, a jednocześnie większość spraw jest już zamknięta. Przy kongresie, roadshow czy gali z transmisją ten termin przesuwa się na 3-5 dni przed wydarzeniem, żeby zostawić zapas na poprawki.

Dzień wcześniej - odprawy z podwykonawcami

Druga odprawa to seria krótkich, indywidualnych rozmów, a nie jedno wspólne spotkanie. Każdy podwykonawca dostaje tylko tę część scenariusza, która go dotyczy. Personel sali ma godziny otwarcia, przerw i układ sali, technika kolejność wejść na scenę i próby, hostessy zasady rejestracji, kod QR, ścieżkę VIP-ów i dress code, a catering potwierdzone diety i harmonogram serwisu.

Rozmowa jeden na jeden pozwala wyłapać pytania, których nikt nie zadałby przy całej grupie i dopasować instrukcję do realnych zadań danej osoby. Tu pojawiają się też sprawy logistyczne: dojazd i parking, dostawy, dostęp do obiektu i zasilanie, ustalone z ochroną lub obsługą obiektu, żeby w dniu wydarzenia nie było niespodzianek. Przy mniejszych eventach wystarczy do tego telefon albo wiadomość z potwierdzeniem odczytu.

W dniu eventu - odprawa na miejscu

Trzecia odprawa jest najkrótsza i dotyczy wszystkich, którzy są w danym momencie na miejscu. Odbywa się około 60 minut przed przyjściem gości, po montażu i próbach. 

Event manager potwierdza agendę dnia, informuje o zmianach wprowadzonych dzień wcześniej, przypomina, kto decyduje, i ustala jedną wersję komunikatu dla gości. Przy roadshow odprawa powtarza się w każdym mieście, bo zmienia się obiekt i ludzie.

A co z prelegentami i gośćmi VIP?

Prelegenci i opiekunowie VIP-ów nie muszą słuchać całego scenariusza, więc dostają osobny, krótki kontakt, między pierwszą, a drugą odprawą. Omawia się w nim kolejność wystąpień i czas każdego z nich, próbę na scenie, dojazd i parking, miejsce wejścia oraz osobę, która będzie opiekować się gospodarzem w dniu wydarzenia. Przy gościach, którzy otwierają wydarzenie, ustala się też, gdzie stają i w jakiej kolejności wchodzą.

A przy małym evencie?

Przy spotkaniu dla kilkudziesięciu osób wystarczy jedna odprawa 24-48 godzin przed wydarzeniem i krótkie ustalenia w dniu eventu. Zasada pozostaje ta sama - każdy, od kogo zależy przebieg dnia, dostaje swoją część planu w odpowiednim momencie.

Co omówić na odprawie przed eventem? Checklista 10 punktów

Na odprawie przed eventem warto omówić między innymi: kto podejmuje decyzje, agendę dnia, wejście i rejestrację, dojazd i parking, VIP-ów i prelegentów, podział zadań, charakter wydarzenia, diety i mapę obiektu, kanały komunikacji z kontaktami awaryjnymi oraz plan B z granicami decyzji wykonawców. Zakres zależy od tego, z kim się rozmawia - klient dostaje pełną listę, podwykonawca swoją część.

1. Kto decyduje. Event manager po stronie wykonawczej i wskazana osoba po stronie klienta, która zatwierdza zmiany. Bez tego każda niespodzianka zamienia się w serię telefonów.

2. Agenda i scenariusz minuta po minucie. Godziny otwarcia, pierwsze wejścia sceniczne, przerwy, zakończenie.

3. Wejście i rejestracja. Kto skanuje kod QR, kto wydaje materiały i kto kieruje gości dalej.

4. Dojazd, transport i parking. Także dla prelegentów i dostaw, po uzgodnieniu z ochroną obiektu.

5. Goście VIP i prelegenci. Opiekun, droga wejścia, kolejność wystąpień. Każdy z opiekunów dostaje tylko informacje potrzebne w jego roli.

6. Podział zadań. Rejestracja, dostęp do sal, nadzór nad sprzętem, kontakt z cateringiem.

7. Charakter wydarzenia. Poziom formalności, oczekiwania gości - inaczej obsługuje się konferencję prasową, a inaczej galę wieczorną.

8. Diety, serwis i mapa obiektu. Potwierdzone potrzeby gastronomiczne, toalety, szatnia, trasy dla gości i miejsca z informacją.

9. Komunikacja i kontakty awaryjne. Kanał operacyjny, krótkie meldunki oraz lista numerów do obiektu, techniki i służb medycznych zgodnie z procedurami obiektu.

10. Plan B i granice decyzji. Otwarte sprawy z właścicielem i terminem decyzji oraz zasada, że wykonawcy nie obiecują gościom nic, bez zgody event managera.

Warto, żeby każdy z podwykonawców miał tę listę także w wersji pisemnej, razem z harmonogramem, planem obiektu i numerami kontaktowymi. Na spotkaniu zostaje wtedy czas na pytania, a nie na dyktowanie godzin.

Jak poprowadzić odprawę, gdy projekt prowadzi jedna osoba?

Dobra odprawa przed eventem opiera się na przygotowanych wcześniej materiałach, krótkim spotkaniu i jasnym podziale kontaktów. Event manager, który prowadzi projekt w pojedynkę, nie ma zastępcy, więc wszystko, co można spisać wcześniej, powinno trafić do wykonawców na piśmie. Rozmowa służy wtedy do potwierdzenia, że plan jest zrozumiały.

Każdy podwykonawca dostaje swoją część planu oraz kontakty do osób, z którymi będzie pracować bezpośrednio, na przykład technika z obsługą obiektu, czy hostessy z obsługą sali. 

Dzięki temu drobne sprawy w dniu eventu zamykają się między zainteresowanymi, a event manager zajmuje się tym, co wymaga jego decyzji. Pomaga też wspólny kanał operacyjny, czyli grupa komunikacyjna z krótkimi meldunkami.

Pierwszą odprawę warto połączyć z przejściem po obiekcie, bo wtedy wszyscy widzą, gdzie będzie wejście, scena i zaplecze. Odprawa w dniu eventu ma być krótka i dotyczyć wyłącznie zmian i pilnych spraw. Jeśli ciągnie się długo, to znak, że za mało ustaleń zapadło wcześniej.

Najczęstsze błędy przy odprawie przed eventem

Najczęstsze błędy to brak jednego decydenta, kilka wersji informacji dla gości i obietnice bez autoryzacji. Wszystkie wynikają z tego, że podwykonawcy poznają plan za późno albo tylko w części.

• Brak jednego decydenta. Podwykonawcy nie wiedzą, kto zatwierdza zmiany, więc czekają albo decydują na własną rękę.

• Kilka wersji informacji dla gości. Przy zmianie programu każdy mówi coś innego.

• Obietnice bez autoryzacji. Obsługa obiecuje zmiany lub zwroty, których nie może zatwierdzić.

• Zwlekanie z procedurami bezpieczeństwa. Konsultacje nie mogą opóźniać reakcji w sprawach zdrowia i bezpieczeństwa.

• Odprawa tylko ustna. Ludzie zapominają godziny i numery, które powinni mieć pod ręką.

• Odprawa zbyt późno. W dniu eventu zmiany są tanie tylko do momentu otwarcia drzwi.

Podsumowanie

Odprawa przed eventem to trzy kroki - dwa dni przed wydarzeniem z klientem i kierownikami (przy większych eventach 3-5 dni przed), dzień wcześniej z podwykonawcami indywidualnie oraz na miejscu tuż przed przyjściem gości. Uczestniczą w niej wszyscy, od których zależy przebieg dnia, a jej celem jest wspólny plan, jasne role i gotowy plan B.

Goście nie widzą odprawy, ale widzą jej efekt - obsługę, która wie, co robi, i wydarzenie bez zbędnych pytań. Dlatego odprawę przed eventem traktuję jako stały element każdego projektu, niezależnie od jego skali.

FAQ - najczęściej zadawane pytania o odprawę przed eventem

Co to jest odprawa przed eventem?

To spotkanie organizatora z klientem, kierownikami i wykonawcami, na którym omawia się kwestie organizacyjne i logistyczne, w tym scenariusz, role, kontakty i plan awaryjny tuż przed wydarzeniem. Celem odprawy przed eventem jest to, żeby każdy znał plan i wiedział, za co odpowiada.

Kiedy zorganizować odprawę przed eventem?

Najlepiej w trzech krokach. Dwa dni przed wydarzeniem z klientem i kierownikami, dzień przed z podwykonawcami indywidualnie oraz na miejscu około 30 minut przed przyjściem gości. Przy większych eventach pierwsza odprawa odbywa się 3-5 dni przed wydarzeniem - wszystko zależy od skali.

Kto powinien uczestniczyć w odprawie?

Klient i kierownicy, podwykonawcy (personel sali, technika, hostessy, catering) oraz prelegenci i opiekunowie VIP-ów. Odprawę prowadzi event manager, a każda grupa dostaje tę część planu, która jej dotyczy.

Czym różni się odprawa od briefingu?

Briefing wprowadza w projekt na jego początku - klient przekazuje cel, budżet, charakter eventu, który chce zrealizować. Odprawa odbywa się tuż przed eventem i przekazuje wykonawcom gotowy plan. W praktyce oba słowa bywają używane zamiennie.

Co powinna zawierać checklista odprawy?

Decydenta, agendę, wejście i rejestrację, dojazd i parking, VIP-ów i prelegentów, podział zadań, charakter wydarzenia, diety i mapę obiektu, kontakty awaryjne oraz plan B z granicami decyzji wykonawców.

Czy odprawa jest potrzebna przy małym evencie?

Tak, w skróconej formie. Wystarczy jedna odprawa 24-48 godzin przed wydarzeniem i krótkie ustalenia w dniu eventu.

Planujesz event B2B i chcesz, żeby zespół w dniu wydarzenia wiedział, co robi?

Napisz do mnie. Poprowadzę projekt od briefu po odprawę i dzień eventu, a Twój zespół skupi się na treści i gościach. Przykłady wydarzeń, które zrealizowałam, znajdziesz na stronie Realizacje.